Was konkret wichtig ist
Automatische Vorschläge sind von fachlichen Freigaben getrennt. Eine Bescheinigung, Gerichtsauswahl oder Einreichung erfordert die zuständige berechtigte Person.
Gut vorbereitet ins Gespräch
- Originalunterlagen und relevante Termine bereithalten.
- Unklare Angaben als offene Frage kennzeichnen.
- Leistungsumfang und fachliche Zuständigkeit vor einer Beauftragung klären.
| Status | Arbeitsschritt |
|---|---|
| 010 | Interessent angelegt |
| 015 | Erstgespräch / Tätigkeitsnachweis erfasst |
| 020 | Mandant angelegt |
| 022 | Honorarblatt / Buchhaltungsdaten erfasst |
| 030 | Onboarding gestartet |
| 035 | Onboarding abgeschlossen |
| 040 | Dokumente vom Mandant angefordert |
| 045 | Alle Dokumente vom Mandant erhalten |
| 050 | Alle Dokumente vom Mandant geprüft |
| 052 | KI analysiert Mandanten-Dokumente |
| 055 | Mandanten-Dokumente geprüft |
| 060 | Forderungsaufstellung bereit für interne Prüfung |
| 061 | Forderungsaufstellung geprüft |
| 064 | Forderungsaufstellung an Mandant zur Kontrolle versendet |
| 065 | Forderungsaufstellung von Mandant geprüft |
| 066 | Forderungsaufstellung versendet an Gläubiger |
| 067 | Forderungsaufstellung aller Gläubiger erhalten |
| 068 | Mahnung zur Forderungsaufstellung erstellt/versendet |
| 070 | Datenpaket für außergerichtlichen Schuldenbereinigungsplan vorbereitet |
| 074 | KI analysiert Gläubiger-Dokumente |
| 075 | Gläubiger-Dokumente und Vergleichsdaten geprüft |
| 080 | Außergerichtlicher Schuldenbereinigungsplan wird versendet |
| 083 | Rückmeldungen der Gläubiger werden überwacht |
| 084 | Gläubigerantworten zum Vergleich gescannt/hochgeladen |
| 085 | KI wertet Gläubigerantworten aus |
| 086 | Verhandlungsergebnis geprüft |
| 081 | Vergleich gescheitert |
| 082 | Vergleich erfolgreich |
| 087 | Entwurf der §-305-Bescheinigung und Scheiternsgründe vorbereitet |
| 088 | §-305-Bescheinigung fachlich geprüft und unterzeichnet |
| 089 | Unterlagenpaket für Insolvenzantrag bereit |
| 090 | Insolvenzantrag gestartet |
| 091 | Anwalts-/Beratungsdokument produziert |
| 092 | Zuständiges Gericht gesucht |
| 093 | Vollständiges PDF fertig |
| 094 | Unterschrift geleistet |
| 095 | Briefmarke und Tracking-Nummer hinterlegt |
| 099 | Insolvenzantrag verschickt/fertig |
| 100 | Kunde archivieren |
Ein Status ist nur hilfreich, wenn jemand den nächsten Schritt kennt
„Dokumente erhalten“ und „fachlich freigegeben“ sind keine austauschbaren Zustände. Die gelieferte Statusgrundlage verbindet Vorbereitung, Rückfragen, fachliche Prüfung und Übergabe. Für einen Pilot wird daraus ein überprüfbarer Ablauf mit Verantwortlichen und Freigaben entwickelt. Beispiel: Eine erfasste Gläubigerantwort bleibt ein Entwurf, bis der zuständige Prüfer Herkunft und Ergebnis kontrolliert hat.
Für jeden Übergang drei Dinge festlegen
AKTEVIA befindet sich im Konzept- beziehungsweise Pilotstadium. Die hier beschriebene Fachlogik bedeutet nicht, dass OCR, gerichtliche Übermittlung oder automatische Bescheinigungen bereits verfügbar sind.
- Voraussetzung: Welche Unterlage oder Rückmeldung muss vorliegen?
- Verantwortung: Wer bearbeitet, prüft und gibt frei?
- Ergebnis: Was wird gespeichert und an wen übergeben?
- Ausnahme: Wie werden unvollständige oder widersprüchliche Angaben zurückgegeben?
Warum reicht eine gemeinsame Aufgabenliste nicht aus?
Sie zeigt oft nicht, ob ein Ergebnis nur vorbereitet oder bereits fachlich freigegeben wurde. Für Fallarbeit müssen diese Zustände und Verantwortlichkeiten getrennt erkennbar bleiben.