Was konkret wichtig ist
Exportformat, Aufbewahrung, Löschung und Vertragsende gehören in die Vereinbarung. Eine Plattform darf die notwendige Datenübergabe nicht durch unklare Zuständigkeiten blockieren.
Gut vorbereitet ins Gespräch
- Originalunterlagen und relevante Termine bereithalten.
- Unklare Angaben als offene Frage kennzeichnen.
- Leistungsumfang und fachliche Zuständigkeit vor einer Beauftragung klären.
Am Pilotende müssen Unterlagen nutzbar zurückkommen
Datenhoheit wird praktisch, wenn das Team einen Fall ohne das getestete System weiterbearbeiten kann. Vereinbaren Sie deshalb nicht nur, ob ein Export vorhanden ist, sondern was er enthält. Beispiel: Dokumente, Quellenbezüge, Bearbeitungsstand und offene Fragen sollten beim Empfänger zusammen nachvollziehbar bleiben. Welche Rückgabe im AKTEVIA-Pilot unterstützt wird, ist vor der Verarbeitung echter Daten zu klären.
Diese vier Fragen gehören zur Rückgabe
Eine heruntergeladene Datei ersetzt nicht automatisch ein vereinbartes Lösch- oder Aufbewahrungskonzept. Rückgabe, weitere Speicherung und Ende der Zugriffe müssen jeweils verständlich beschrieben sein.
- Welche Daten, Originaldateien und Protokolle sind enthalten?
- In welchem Format kann der Empfänger weiterarbeiten?
- Wie werden Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrolliert?
- Welche Zugriffe enden und welche Speicherung bleibt vereinbart?
Soll der Datenexport erst beim Abschied besprochen werden?
Besser vorher. Ein festgelegtes Rückgabeverfahren macht den Pilot von Beginn an überprüfbarer und verhindert unnötige Abhängigkeiten.